Mẫu công văn giải trình chênh lệch BHXH năm 2025 (mới nhất)

Trong quá trình quyết toán, đối chiếu dữ liệu giữa doanh nghiệp và cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH), có thể phát sinh chênh lệch số tiền đóng, mức lương, hoặc thời gian đóng BHXH. Khi đó, doanh nghiệp cần lập công văn giải trình chênh lệch BHXH gửi cơ quan BHXH quản lý để làm rõ nguyên nhân, đồng thời điều chỉnh hoặc xác nhận số liệu đúng.Trong bài viết, Vietjack sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mẫu công văn giải trình chênh lệch BHXH mới nhất năm 2025. Hãy cùng theo dõi nhé!

Mẫu công văn giải trình chênh lệch BHXH năm 2025 (mới nhất)

Tải xuống

Công văn giải trình chênh lệch BHXH là gì?Ảnh: Internet

1. Công văn giải trình chênh lệch BHXH là gì?

Hiện nay, chưa có quy định pháp lý nào quy định cụ thể về khái niệm Công văn giải trình là gì. Tuy nhiên, Công văn giải trình thường được hiểu là văn bản hành chính thường được doanh ngiệp sử dụng để trình bày, giải thích và làm rõ một vấn đề cụ thể nào đó khi có yêu cầu.

Mục đích của Công văn giải trình nhằm đảm bảo dễ dàng hơn trong việc giải trình, cung cấp các thông tin chi tiết, minh bạch và chính xác nhằm giải quyết các thắc mắc, nghi ngờ khi:

Có sự chênh lệch hoặc sai sót trong các báo cáo tài chính, số liệu thống kê, hoặc hồ sơ doanh nghiệp.

Lý giải về sự chậm trễ trong việc thực hiện các dự án, hợp đồng hoặc các cam kết.

Khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng về việc làm rõ một số vấn đề liên quan đến pháp lý, thuế, bảo hiểm xã hội, hoặc các quy định khác.

Hiện nay, một số loại Công văn giải trình thường dùng trong doanh nghiệp bao gồm: Công văn giải trình chênh lệch Bảo hiểm xã hội (BHXH), Công văn giải trình với khách hàng, Công văn giải trình về chậm nộp tiền BHXH cho người lao động; Công văn giải trình với cơ quan thuế,…

2. Mẫu công văn giải trình chênh lệch BHXH mới nhất năm 2025

CÔNG TY  ...............                     CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số /CV- A                                              Độc lập - Tự do - Hạnh phúc                                                                                      ------------------------- …….   ngày   .....   tháng……năm………. CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH ( V/v: Số người đóng bảo hiểm không bằng số người lao động thực tế tại Doanh nghiệp) Kính gửi: BẢO HIỂM XÃ HỘI XÃ/PHƯỜNG ............................... Tên Doanh nghiệp: CÔNG TY................................................................. Người đại diện theo pháp luật: .......................... Chức vụ: ........................ Địa chỉ trụ sở chính: ................................... Tỉnh/ TP......................... Điện thoại: ................................... Fax:........................................ Mã số thuế:................................................................................. Ngày ...................... Công ty chúng tôi có nhận được Công văn số .............. của Bảo hiểm xã hội Quận/Huyện ..; Trong công văn yêu cầu Công ty chúng tôi giải trình về số người lao động hiện đang tham gia bảo hiểm không bằng số người trên hồ sơ khai thuế, báo cáo thuế và quyết toán thuế TNCN. Công ty chúng tôi xin giải trình về việc này như sau: - Hiện tại Công ty chúng tôi có số người lao động là người ký hợp đồng thử việc; - Có người là cộng tác viên; - Có người là lao động thời vụ; - Có người nhận khoán (Việc này có thể bỏ); - Có người lao động đã nghỉ hưu; - Có người lao động không muốn đóng bảo hiểm và xin trả thẳng vào lương; - .... Do vậy: - Những người thử việc thì Công ty chúng tôi sẽ báo tăng bảo hiểm cho họ sau khi người lao động qua thời gian thử việc. - Những người là cộng tác viên, lao động thời vụ thì Công ty cũng có chính sách đãi ngộ và lương thưởng phù hợp với Hợp đồng lao động và phù hợp với luật hiện hành. - Những người đã nghỉ hưu và những người không muốn đóng bảo hiểm thì Công ty đã trả phần bảo hiểm vào lương cho người lao động. Những trường hợp này đã có thể hiện trong hợp đồng lao động. Công ty xin làm Biên bản giải trình này. Nếu cơ quan bảo hiểm cần thêm hồ sơ nào thì Công ty sẽ cung cấp đầy đủ.  Trân trọng cảm ơn! Nơi nhận: - Như trên; - Lưu; Đại diện công ty Giám đốc

Bạn tải mẫu công văn giải trình chênh lệch BHXH mới nhất năm 2025 TẠI ĐÂY.

3. Những trường hợp doanh nghiệp cần giải trình chênh lệch BHXH

Theo quy định tại Nghị định 03/2024/NĐ-CP, cơ quan BHXH Việt Nam hoàn toàn có quyền thực hiện thanh tra khi phát hiện ra các dấu hiệu vi phạm trong việc đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế tại doanh nghiệp.

Đặc biệt, căn cứ Điều 36 Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, được sửa đổi khoản 9 Điều 2 Quyết định số 490/QĐ-BHXH, các trường hợp doanh nghiệp có thể sẽ bị thanh tra khi:

- Đóng bảo hiểm cho người lao động chậm trên 02 tháng với phương thức đóng hàng tháng; chậm 04 tháng với phương thức đóng 04 tháng; 07 tháng với phương thức đóng 06 tháng.

- Có dấu hiệu/cố tình trốn đóng BHXH, BHYT, BTNT, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

- Đóng không đúng với tiền lương người lao động.

- Thu tiền người lao động nhưng không đóng/đóng không kịp thời/đóng không đủ số tiền phải đóng.

- Khai man, giả mạo hồ sơ.

- Đăng ký lùi thời hạn đóng BHXH.

- Lương chế độ thai sản cao dù thời gian đóng ít

- Không báo tăng mức đóng BHXH kịp thời theo mức lương tối thiểu vùng…

Đặc biệt hiện nay, doanh nghiệp cũng rất dễ bị thanh tra khi bị phát hiện số tiền lương và số lượng người lao động khai ở bảng lương nộp cho bên Cơ quan thuế có sự chênh lệch so với thông số tiền lương và lượng người đăng ký tham gia BHXH (hay thực tế thường được gọi là việc số người đóng bảo hiểm không bằng số người lao động thực tế tại doanh nghiệp).

Theo đó trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ vừa bị thanh tra BHXH, vừa bị thanh tra thuế. Khi đó, doanh nghiệp cần phải giải trình các sai lệch về thông tin được thể hiện trên sổ sách kế toán, báo cáo thuế và quyết toán thuế TNCN với cơ quan có thẩm quyền.

Việc chủ động làm công văn giải trình gửi cơ quan BHXH xem xét phần nào đánh giá được sự hợp tác của doanh nghiệp.

Trên đây là mẫu công văn giải trình chêch lệch BHXH mới nhất 2025. Mong rằng những chia sẻ này sẽ hữu ích cho bạn trong công việc. Hãy theo dõi Vietjack để không bỏ lỡ các cập nhật quan trọng về giáo dục và các mẫu văn bản hữu ích khác trong tương lai!

Tải xuống

Xem thêm các mẫu văn bản, đơn xin, hợp đồng, ... hay khác:

• Cách viết và bài mẫu Cuộc thi viết thư UPU lần thứ 54

• Mẫu giấy xác nhận quá trình điều trị nội trú mới nhất

• Bản tóm tắt hồ sơ bệnh án mới nhất

• Giấy ra viện

• Mẫu giấy chứng nhận thương tích mới nhất

---