Cách viết email, thông báo trong Outlook

Trong học tập và công việc hiện nay, email và thông báo qua Outlook là hình thức giao tiếp chính thức, được sử dụng rộng rãi trong nhà trường, cơ quan, doanh nghiệp. Việc viết email đúng chuẩn, rõ ràng và lịch sự không chỉ giúp truyền đạt thông tin hiệu quả mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của người gửi. Nhằm giúp bạn đọc biết cách viết email và thông báo trong Outlook đúng quy cách, VietJack xin chia sẻ hướng dẫn chi tiết từ cách soạn email cơ bản đến cách viết thông báo trang trọng, dễ áp dụng trong thực tế.

Cách viết email, thông báo trong Outlook

Cách viết email, thông báo trong Outlook

1. Hướng dẫn kích hoạt Copilot trong Outlook

Để kích hoạt Copilot trong Outlook, bạn chỉ cần mua các đăng ký Microsoft cần thiết và cài đặt ứng dụng được hỗ trợ:

● Trước khi nhận Copilot, hãy đảm bảo bạn có đăng ký Microsoft 365, chẳng hạn như Microsoft 365 Personal, Family hoặc Business.

● Nhận đăng ký Copilot. Chọn gói Copilot phù hợp với đăng ký Microsoft 365 của bạn và mua đăng ký Copilot tương ứng.

● Sau khi mua Copilot, hãy gán license Copilot cho từng tài khoản người dùng phù hợp.

● Để sử dụng Copilot trong Outlook, bạn có thể cài đặt phần mềm Outlook mới và tạo tài khoản bằng email đã đăng ký Copilot. Bạn cũng có thể đăng nhập Outlook trên website bằng tài khoản Microsoft.

2. Cách sử dụng Copilot trong Outlook để soạn email

Bước 1: Trong giao diện Microsoft Outlook, kích vào New Mail.

Bước 2: Trong phần nội dung email, nhấn vào liên kết Draft with Copilot hoặc chọn biểu tượng Copilot → Chọn Draft with Copilot.

Bước 3: Trong hộp thoại Copilot, nhập nội dung chính của email hoặc các lời nhắc cụ thể và rõ ràng như mục đích soạn email, đối tượng đọc,…

Bước 4: Để điều chỉnh giọng văn và độ dài mong muốn, bạn kích vào Generate options.

Bước 5: Chọn Generate để Copilot soạn thảo email.

Bước 6: Sau khi Copilot soạn thảo nội dung email, nếu muốn thay đổi phần nào đó trong email kích vào Anything you’d like to change → sau khi sửa kích vào biểu tưởng Gửi để Copilot thay đổi nội dung.

Bước 7: Nếu chọn nội dung email nháp do Copilot tạo ra, hãy chọn Keep it. Nếu muốn Copilot tạo phiên bản mới chọn Regenerate.

Bước 8: Chỉnh sửa bản nháp (nếu cần) → Chọn Gửi.

Lưu ý: Khi trả lời email khác, Copilot sẽ hiển thị nhiều gợi ý khác nhau dựa trên nội dung email gốc -> Tùy vào nhu cầu, người dùng có thể chọn gợi ý phù hợp. Nếu không có gợi ý phù hợp, người dùng có thể chọn Tùy chỉnh và đưa ra gợi ý phản hồi phù hợp.

3. Hướng dẫn sử dụng Copilot trong Outlook để tóm tắt email

Bước 1: Mở email bạn muốn tóm tắt → Chọn Summary by Copilot.

Bước 2: Copilot trong Outlook sẽ trả bản tóm tắt email.

Viết email và thông báo trong Outlook là một kỹ năng quan trọng trong học tập và công việc. Khi nắm được cấu trúc chuẩn, cách trình bày rõ ràng và ngôn ngữ phù hợp, bạn sẽ giao tiếp hiệu quả hơn, tạo ấn tượng chuyên nghiệp với người nhận.VietJack hy vọng bài hướng dẫn đã giúp bạn biết cách viết email, thông báo trong Outlook đúng quy cách và có thể áp dụng linh hoạt trong thực tế học tập, giảng dạy và công việc hằng ngày.

Xem thêm hướng dẫn cách sử dụng AI - Trí tuệ nhân tạo hay, chi tiết khác:

• Cách tạo bài thuyết trình trên PowerPoint bằng Copilot

• Hướng dẫn sử dụng ChatGPT để soạn giáo án môn Toán, Văn, Ngoại ngữ

• Cách dùng ChatGPT để cá nhân hóa bài tập

• Bộ prompt ChatGPT cho giáo viên trong dạy học

• Hướng dẫn tạo video bài thơ bằng AI miễn phí

• Hướng dẫn tạo mô phỏng môn Vật lý bằng AI

Xem thêm các tài liệu học tốt lớp 12 hay khác:

• Giáo án các môn học (các lớp)
• Giải lớp 12 Kết nối tri thức (các môn học)
• Giải lớp 12 Chân trời sáng tạo (các môn học)
• Giải lớp 12 Cánh diều (các môn học)

---